Vous détenez probablement déjà une ou plusieurs adresses personnelles via des services de messagerie électronique comme Gmail, Yahoo ou Hotmail. En tant qu’étudiante ou étudiant à l’Université Laval, vous possédez également une adresse de courrier électronique institutionnelle.

Le courriel est le moyen de communication privilégié par l’Université pour communiquer avec vous; toutes les communications officielles à la communauté étudiante sont faites à votre adresse de courriel institutionnel. C’est également cette adresse qui est utilisée par les services de l’Université, les associations étudiantes et les facultés. Le courriel est aussi l’outil de communication préféré par plusieurs enseignantes et enseignants et les messages envoyés à partir de cette adresse sont moins susceptibles de se retrouver dans les courriels indésirables de vos destinataires. Il est donc important de privilégier l’utilisation de votre adresse de courrier électronique institutionnelle lors d’échanges avec les membres de la communauté universitaire, de consulter fréquemment votre boîte de réception et d’effectuer le tri de courriels qui s’impose au fil du temps.

Vous êtes l’unique responsable de la gestion de votre boîte de courrier institutionnelle. Cette boîte est accessible via le logiciel Microsoft Outlook, l’application Outlook d’Office 365 ou encore via monPortail (icône d’enveloppe dans le coin supérieur droit). Pour en savoir plus sur votre boîte courriel de l’Université Laval et comprendre son fonctionnement, consultez la page Courrier électronique de la Direction des technologies de l’information (DTI)

Référence

Roberge, M.-A. (2022, 30 juin). Nétiquette (courrier électronique, forums). Guide des difficultés de rédaction en musique

Les bonnes pratiques

Le courriel est l’outil à privilégier pour les échanges plus formels. Lors de la rédaction de vos messages, plusieurs bonnes pratiques s’imposent afin d’assurer la fluidité de communication avec votre destinataire, mais aussi afin d’éviter les faux pas. N’oubliez pas : la qualité d’un courriel est un des éléments qui permet à votre destinataire de se faire une idée de vous.

Les destinataires (À, Cc, Cci) et la personne expéditrice

• Utilisez toujours votre boîte courriel institutionnelle pour expédier des messages destinés à un ou des membre(s) de la communauté universitaire. Votre adresse courriel institutionnelle (prénom.nom.#@ulaval.ca) permet à votre lectrice ou à votre lecteur de vous identifier rapidement.
• Utilisez le champ À pour toute personne concernée directement par le contenu de votre message.
• Utilisez le champ Cc (copie conforme) pour les personnes qui doivent être informées du contenu de votre message, mais qui n’ont pas d’action à poser en réponse à celui-ci.
• Utilisez le champ Cci (copie conforme invisible) lorsque vous voulez préserver la confidentialité des adresses courriels de vos destinataires, par exemple lors d’envoi massif. Autrement, tous doivent être informés de qui prend part à l’échange.
• Vérifiez toujours les destinataires avant l’envoi de votre courriel :  Est-ce que toutes les personnes concernées sont présentes? Est-ce que les adresses sont bien écrites? Et, surtout, s’agit-il bien des bons destinataires?

L’objet du message

• Attribuez un titre court et significatif à votre message.

Le contenu du message

• Rédigez un message concis.
• Divisez votre message en paragraphes limités à une seule idée.
• Si votre message contient plusieurs sujets distincts ne référant pas les uns aux autres, séparez-les en plusieurs courriels.
• Prenez la peine d’utiliser la fonction Lien (hyperlien) pour faire appel aux sites ou aux documents en ligne auxquels vous faites référence.
• Signez vos messages.
• Utlisez la mention de Haute importance seulement lorsqu’il s’agit d’un message important, à traiter de manière prioritaire par votre destinataire.
• Prenez toujours soin de relire votre message avant envoi afin de corriger les fautes d’orthographe et de syntaxe et de s’assurer de sa clarté.

Les fichiers joints

• Assurez-vous d’avoir joint tout fichier que vous annoncez à votre correspondant dans le corps du texte.

• Pour les fichiers plus volumineux ou qui feront l’objet de plusieurs itérations, comme un document de travail, optez pour le dépôt sur un serveur infonuagique (Microsoft OneDrive, Google Drive, Dropbox, etc.) au lieu de les joindre à votre courriel. En fournissant plutôt un lien vers votre document déposé sur ce type de serveur, vous vous assurez que tous travaillent bien sur la dernière version du document.

Les réponses et suivis

• Utilisez la fonction Répondre (RE:, angl. Reply) pour donner suite à un courriel; cela permettra à votre interlocutrice ou à votre interlocuteur d’avoir accès facilement à la totalité de votre échange.
• Utilisez la fonction Répondre à tous (angl. Reply All) lorsque plusieurs personnes sont impliquées dans l’échange. Prenez cependant soin de limitez l’envoi aux personnes concernées si l’échange a perdu sa pertinence pour d’autres personnes faisant partie de la liste d’origine.
• Utilisez la fonction Transférer (TR:, angl. Transfer) seulement si la correspondante ou le correspondant initial est informé du besoin d’impliquer une nouvelle personne dans votre échange. Au besoin, pensez à l’ajouter dans le champ Cc.
• Ne donnez jamais suite à un courriel dont le contenu vous semble douteux et ne le transférez pas à vos collègues. Utilisez plutôt la fonction Signaler le message si vous pensez qu’il s’agit d’une tentative d’hameçonnage.

Finalement, rappelez-vous qu’il est impossible de rappeler un courriel envoyé, du moins, pas sans que votre destinataire en soit informé ou informée.

Référence

Roberge, M.-A. (2022, 30 juin). Nétiquette (courrier électronique, forums). Guide des difficultés de rédaction en musique