Plusieurs plateformes, réseaux sociaux et applications intègrent des outils de clavardage. À l’Université Laval, un outil de clavardage est mis à votre disposition, via la plateforme de collaboration Microsoft Teams, afin de contacter rapidement les membres de la communauté universitaire.

Grâce aux notifications qui peuvent être activées dans Teams, l’outil de clavardage peut facilement remplacer l’échange de textos avec vos collègues et vous évitera d’avoir à partager votre numéro de téléphone personnel.

Pour en savoir davantage à propos de l’outil Teams et des fonctionnalités de clavardage, consultez la page de formation de Microsoft Teams.

Le clavardage est un bon outil  pour les échanges avec vos collègues. Pour un message plus long, de nature plus formelle, qui demande un suivi ou encore qui est destiné à un membre du personnel enseignant, tournez-vous plutôt vers le courriel. Les échanges faits dans un outil de clavardage peuvent difficilement être retrouvés au fil du temps. Le clavardage est davantage un outil de discussion instantané.

Les recommandations suivantes s’appliquent pour l’outil de clavardage intégré à Teams, mais sont aussi valides pour tout autre outil similaire.

Destinataires

• Utilisez la fonctionnalité @mention (@ suivi du nom de la personne) pour obtenir l’attention d’un membre de la discussion. Cette fonction équivaut à mettre quelqu’un dans le champ « À » ou « Cc » d’un courriel. Utilisez-la avec parcimonie, car elle envoie automatiquement une notification à la personne mentionnée.
• Ne @mentionnez un groupe de personne (une équipe ou un canal) qu’en cas d’absolue nécessité. Personne n’aime recevoir plus de notifications que nécessaire.
• Gérez les discussions de manière réfléchie. Si vous faites déjà partie d’une discussion avec trois personnes et que vous créez une nouvelle discussion avec ces trois mêmes personnes, il y aura deux conversations différentes avec les mêmes participantes et participants. Cela peut prêter à confusion.
• Avant d’ajouter une personne, assurez-vous que cela ne posera pas problème. Les nouvelles personnes ajoutées à un fil de discussion pourront voir tous les messages échangés auparavant.

Contenu des messages

• Publiez le premier message d’une discussion en mode édition afin d’ajouter un objet significatif qui indiquera à vos destinataires le sujet de l’échange, comme vous le feriez pour un courriel.
• Faites preuve de concision. Si personne n’aime les courriels de dix pages, c’est d’autant plus vrai dans les conversations instantanées. Allez droit au but et évitez les détours inutiles.
• Les vidéos animées de type .gif, les autocollants et les émojis sont plus appropriés dans le clavardage que dans beaucoup d’autres outils de communication, mais n’en abusez pas.
• Évitez de vous éloigner du sujet de discussion initial, sinon un échange peut rapidement ne plus concerner l’ensemble des participantes et des participants.
• Insérez des liens actifs vers les fichiers auxquels vous faites référence.

Réponses et suivis

• Utilisez la mention « J’aime » pour montrer que vous avez pris connaissance d’une publication et pour exprimer votre accord.
• Utilisez la fonction « Répondre » pour répondre à un message qui n’est pas le dernier du fil de discussion; cela évitera la confusion.
• Ne vous attendez pas à recevoir une réponse dans la seconde, même si vous avez @mentionné quelqu’un dans la conversation.

Références 

Centre intégré de santé et de services sociaux de la Gaspésie (CISSS). (2019). Quelques règles de bonnes pratiques/usages autour de Teams [document inédit].

Wade, M. (s.d.). Les règles à suivre au quotidien dans Microsoft Teams. AvePoint.